Why Accounting Software Is So Important In Your Business Why Accounting Software Is So Important In Your Business —

The word accounting refers to the process of dealing with the financial system of a business. A financial system includes transaction history, auditing and interpreting all sorts of financial reports. People used to manage all these things manually. But accounting software has reduced the system loss that used to come with the maintenance of papers. Everyone is considering the importance of accounting software in business now.

Accounting Software

Let us know in brief what is accounting software. Accounting solution does everything that accounting used to do in business but in a digital way. In simple words, accounting software evaluates and takes care of the financial status of a business. This software supervises:

  • Your Accounts: Taking care of accounts is the principal task of accounting software. It takes care of accounts payable and receivables, helps you in dealing with banks, shows you all the expenditures, revenues, liabilities, and assets on a specified time frame.
  • Invoices and bills: Bills and invoices are another major financial part of a business. Accounting software helps you provide invoices to customers and prepares the bill for them.
  • Tracking sales: With invoices and bills, the system tracks the total sale.
  • Payroll Management: Accounting software manages employees too. It takes care of their salary, wages, bonus, and every financial compensation.
  • Inventory Management: Inventory management is very essential for business. With applying this solution the condition of stock management gets even better.
  • Reporting tax: Besides making overall reports on finances it takes care of tax management.
  • Helping in Budget: It analyzes the documents in hand and compares it with previous ones and helps in the making new budget.
Why Accounting Software Is So Important In Your Business
Accounting software saves you from maintaining pile of files

Importance of Accounting Software in Business

Accounting software is like the shelter house for small business. If you take a moment you will understand by yourself the importance of accounting software in your business. Think of those who are entrepreneurs and not major in BBA. And an entrepreneur with tight budget, of course, won’t be able to appoint an expert for that. Accounting Software is the lifesaver then.

According to a research, ran over 3000 companies in 2017 who were looking for accounting software revealed a statistic. Among them 37% were new buyers.

To be more precise let us break into pieces to you, how accounting software is so important in business.

Why Accounting Software Became So Important

Accounting apps have become like assistants in business by conducting simple programs in complicated areas. Let’s find out why it became so important.

Saves Your Time

Time is the most important thing in business especially when you just started your journey. When you handled bookkeeping manually it took a lot of your valuable time. On the other hand, using accounting software has simplified the overall system. This simplification saves the time you need to invest in other sectors.

Accelerate Working Speed

When you have less paperwork to do, you get space for other works. Such as, your transaction history is recorded. Now you don’t have to sit down to calculate the total sell. You will get the result automatically.

Perfection in Work

It is quite normal to you make mistakes in calculation. Your mind always doesn’t work in the same spirit. The problem is one small mistake in the financial calculation can be devastating for your business. But automation in this process brings perfection in work as there is no chance of making such mistake.

Business Reports

You need your invoices, transaction history, details of your stock etc. which are parts of your total business report.
It can be exhausting to sit down with papers and make the reports. Accounting system gets those reports ready for you on its own.

Why Accounting Software Is So Important In Your Business
Reports will be ready made with accounting apps

Taking Care of Tax Easily

Only businessmen know how crucial the matter of tax is when you run a business. If you are not clear with taxes you can go down anytime. And for taxes, you need details of financial documents. We already know accounting software automates reports for you. These ready-made reports help you get on with taxing complexity.

Cost Effectiveness

Accounting software reduces the cost that comes with appointing an expert. After that, it reduces cost that come with the maintenance of manual system.

Again, Accounting software starts at a very low cost. It goes higher with the facilities it offers to you. But you can start from ground level and upgrade with the progress in business.

Securing Your Data

Securing your data is a real task. The existence of your business can be on stake if your documents fall into wrong hands. Software lock your data into your device and very few people have access to the information. So, accounting software is the best for securing your data.

Types of Accounting Software

There are different types of solutions according to user’s requirements. Requirements depend on the stature of their business, ease of use, the location of business etc. There is industry based accounting software too. According to Founder’s Guide, 3 types of Accounting software that can be considered as major classification.

  • Database Accounting: This is dedicated to the great names in the market. These are of course costly as they are for large business enterprises.

Accounting tools are mostly used by small and medium business owners. There are two types of software for them.

  1. Installed Accounting Software: These are SME (small and medium enterprises) dedicated software.
  2. Cloud-based Software: Cloud-based software is trend these days. They are also for small and medium business people.

Advantages of Using Accounting Software

According to a report, Malaysia’s 97% business is either small or medium enterprise business. And most of them use business accounting system.

Increase in accounting solution user proves that there must be certain advantages to draw people toward the system. We already discussed why should we use this in business.

Now let’s see what happens when you use the system-

  • Boosts the productivity: It saves time, creates reports in a short time, brings perfection into work and overall boosts productivity of a company.
  • Makes suggestions for you: Accounting tool with all the recorded financial documents make suggestions for you and helps while setting up budget.
  • Forecasting: Using accounting software not only helps you in making a budget but also it can give you a forecast of upcoming incidents.
  • Keeping up to Date: You can supervise your data easily with the system. This keeps you updated about little details of your business.
  • Tracking Pathway to Progress: All these help you to track the way you are moving and help to create a path to progress easily.

Troubles That May Come with the System

Implementing a new system can always be a little troublesome. Same goes for the accounting system. No matter how easier software makes your life by saving you from all those papers, it will take a little time to cope up with that.

SME’ targeted accounting software is usually minimalistic in design. So they don’t need technical support. But there is a team that works to solve a problem.

The most amazing thing is you can use accounting software in WordPress if your business is on WordPress. In WordPress, it comes in form of a plugin. Check the article Manage Your Expenses Using WordPress Accounting Plugin to know about WordPress accounting plugin.

Wrapping Up!

The popularity of accounting software is on the rise. It appeals to people when they think of getting rid of thick paper books. Still, a new system tends to confuse people easily. This is why it is important to discuss the benefits people are likely to enjoy with the system and how it can be of great importance in business or what problems they may face.

We have tried to cover all the areas here. If you yet have confusions or other insights, you can share with us in the comment box.

Comments are closed.

ব্যবহারের শর্তাবলী
সফটওয়্যারটি ডাউনলোড বা ব্যবহার করার আগে অনুগ্রহ করে ব্যবহারের শর্তাবলী পড়ে নিন।

রিপোর্টার সফটওয়্যারটি ডাউনলোড বা ব্যবহার করার মাধ্যমে আপনি সফটওয়্যারটি ব্যবহারের শর্তাবলী কোন প্রকার শর্ত ছাড়াই মেনে নিচ্ছেন বলে গন্য হবে। আপনি এই শর্তাবলীর প্রতিটি শর্ত মেনে নিতে অপারগ হলে অনুগ্রহ করে সফটওয়্যারটি ডাউনলোড বা ব্যবহার করবেন না। আপনি যদি কোন প্রতিষ্ঠানের পক্ষে ব্যবহার শর্তাবলীটি মেনে নেন, তবে প্রতিষ্ঠানের পক্ষে ব্যবহারের শর্তাবলী মেনে নেওয়ার আইনগত অধিকার আপনার থাকতে হবে।

১. সংজ্ঞা
এই শর্তাবলীয় ব্যবহৃত কিছু শব্দ বিশেষ অর্থ বহন করে যা নিম্নে দেওয়া হলঃ

রিপোর্টার: রিপোর্টার হল একটি সফটওয়্যার / ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন যা www.reporter.software থেকে ডাউনলোড করা যাবে।

সফটওয়্যার: যে কোন সফটওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন এবং/বা সফটওয়্যারের সব ফাইল, ডাটা এবং সেটআপ ফাইল যা আপনার বা আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য লাইসেন্সকৃত।

ডকুমেন্টেশন: সফটওয়্যার সম্পর্কিত বিস্তারিত তথ্য, এর ফিচারসমুহ এবং টিউটোরিয়াল গুলো যা ওয়েবসাইটে প্রকাশিত হয়েছে।

লাইসেন্স প্রদানকারী: রিপোর্টার সফটওয়্যারের মালিকানা এবং স্বত্বাধিকার প্রাপ্ত ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান।

আপনি: সফটওয়্যারটির চুড়ান্ত ব্যবহারকারী বা কোন প্রতিষ্ঠানের অনুমদিত প্রতিনিধি যিনি সফটওয়ারটি ব্যবহার করবেন।

লাইসেন্স কি: রিপোর্টার টিম দ্বারা সরবরাহকৃত একটি কোড, যা ব্যবহার করে আপনি সফটওয়্যারটি ইনস্টল করতে পারবেন।

আপডেটস: সফটওয়্যারের যে কোন প্রকার সংশোধিত সংস্করণ এবং আপডেট, যা সফটওয়্যারে সংযোজন করা হয়।

২. লাইসেন্স
১) এই শর্তাবলী অনুযায়ী লাইসেন্স প্রদানকারী আপনাকে এই সফটওয়্যারটি ব্যবহার করার জন্য একটি নন-এক্সক্লুসিভ, অ-হস্তান্তরযোগ্য, সীমিত, ফেরতযোগ্য লাইসেন্স প্রদান করছে।

২) লাইসেন্স প্রদানকারী এই সফটওয়্যারটির একক মালিক। এই সফটওয়্যাটি ডাউনলোড বা ব্যবহার করার মাধ্যমে ব্যবহারকারী বা লাইসেন্সকারী কোন প্রকার মালিকানা অর্জন করবে না।

৩. ব্যবহারের অনুমোদন ও সিমাবদ্ধতা
সফটওয়্যারটি কম্পিউটারে ইনস্টল করা, আপডেট বা আপগ্রেড করতে হলে আপনার কম্পিউটারে অবশ্যই ইন্টারনেট থাকতে হবে এবং আপনার কম্পিউটারে সফটওয়্যারটি ব্যবহার করার জন্য নুন্যতম কনফিগারেশন থাকতে হবে।

১) আপনি সিঙ্গেল ইউসার লাইসেন্স দিয়ে একটি মাত্র কম্পিউটারেই সফটওয়্যারটি ব্যবহার করবেন। আর আপনি যদি মাল্টি-ইউসার লাইসেন্স ক্রয় করেন তবে যে কয়টি ইউসারের জন্য লাইসেন্স ক্রয় করেছেন সেই কয়টি কম্পিউটারেই সফটওয়্যারটি ব্যবহার করবেন

২) আপনি সফটওয়্যারটি আইন অনুযায়ী ব্যবহার করবেন এবং নিম্নে বর্নিত কাজগুলো করা থেকে বিরত থাকবেনঃ

- ভাড়া দেওয়া, ইজারা দেওয়া, ধার দেওয়া, বিক্রি করা, পুনর্বন্টন করা, সাব-লাইসেন্স দেওয়া অথবা বান্যিজিক ভাবে লাইসেন্স ব্যবহার করা।

- লাইসেন্স প্রদানকারীর লিখিত অনুমোদন ছাড়া অন্য কাউকে লাইসেন্স দেওয়া

- সফটওয়্যারের বেআইনি অথবা অবৈধ ব্যবহার

- রিপোর্টার সফটওয়্যারের স্বত্ব/মালিকানা সম্পর্কিত তথ্য মুছে ফেলা বা পরিবর্তন করা

- কপি, পরিবর্তন, অনুবাদ, রিভার্স ইঞ্জিনিয়ার অথবা মূল কোডের সংযোজন বা বিয়োজন করা

৩) লাইসেন্স প্রদানকারী ব্যবহারকারীকে কোন প্রকার নোটিশ না দিয়েই সফটওয়্যারের যেকোন ধরনের পরিবর্তন করার ক্ষমতা রাখে।

৪. প্রযুক্তিগত সহায়তা
১) আপনি রিপোর্টারের ফ্রী ভার্শনটি ব্যবহার করলে ফ্রী কোন সাপোর্ট দাবি করতে পারবেন না। কিন্তু আপনি ফোন করে বিভিন্ন তথ্য জানতে পারবেন। লাইসেন্স প্রদানকারী অন-সাইট বা রিমোট সাপোর্টের জন্য চার্জ করতে পারে।

২) সফটওয়্যারটি নতুন ভার্শনে আপগ্রেড করতে হলে কিছু মাইগ্রেশন বা আপগ্রেডেশন ফী প্রযোয্য হতে পারে।

৩) সফটওয়্যারের রক্ষণাবেক্ষণ ও সাপোর্ট প্রদান নির্ভর করবে সাপোর্ট টিমের কাজের চাপ এবং তাদের প্রাপ্যতার এর উপর।

৫. ডাটার ব্যবহার
লাইসেন্স প্রদানকারী ডাউনলোড বা ক্রয়কৃত সফটওয়্যার সম্পর্কিত বিভিন্ন ডাটা পর্যায়ক্রমে সংগ্রহ করতে পারে। যেমন আপনি সফটওয়্যারটি ব্যবহার করছেন তার ভার্শন নাম্বার, আপনি যে সিস্টেমে সফটওয়্যারটি ব্যবহার করছেন তার কনফিগারেশন। লাইসেন্সকারী এই সকল তথ্য ব্যবহার করবে সফটওয়্যারের সাপোর্ট, রক্ষনাবেক্ষন এবং উন্নয়নের জন্য।

৬. ডিসক্লেইমার
১) আপনি সফটওয়্যারটি নিজের ঝুকিতে ব্যবহার করবেন এবং সফটওয়্যারটির গুনমান ও কর্মক্ষমতা সম্পর্কিত সম্পূর্ণ ঝুঁকি আপনার নিজের।

২) সফটওয়্যার এবং আনুষাঙ্গিক ডকুমেন্টেশনের উপর কোন প্রকার ওয়ারেন্টি প্রযোয্য হবে না। ব্যবসায়ী, পরিবেশকদের, এজেন্ট অথবা কর্মীদের সফটওয়্যার সম্পর্কিত কোন প্রকার ওয়ারেন্টি দেওয়ার অনুমতি লাইসেন্স প্রদানকারী দেয় না।

৭. দায়ভার
লাইসেন্সধারী এবং ব্যবহারকারীর কোন প্রকার প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষ ক্ষয়ক্ষতির জন্য লাইসেন্স প্রদানকারী এবং সফটওয়্যারটি তৈরী ও ডেলিভারী যারা করেছে কেউই দায়ী থাকবে না।

৮. পরিসমাপ্তি
১) ব্যবহারকারী কোন শর্ত অমান্য করলে লাইসেন্স প্রদানকারী ব্যবহারের শর্তাবলীটি কোন প্রকার পুর্ব নোটিশ ছাড়াই পরিসমাপ্তি করতে পারে যা তাৎক্ষণিক ভাবে প্রযোয্য হবে। শর্তাবলী বাতিল হলেও সকল ডিউ পেমেন্ট লাইসেন্স প্রদানকারীকে পরিশোধ করবে।

২) শর্তাবলী বাতিল করার সাথে সাথে সফটওয়্যারের সকল চুক্তি বাতিল হয়ে যাবে। সেক্ষেত্রে লাইসেন্স প্রদানকারীর প্রতিনিধি ব্যবহারকারীর কর্মক্ষেত্রে গিয়ে সংশ্লিষ্ট কম্পিউটার হতে সফটওয়্যার এবং অন্যান্য তথ্য মুছে দেওয়ার ক্ষমতা রাখে।

৩) আপনি যদি সফটওয়্যার বা এর সাপোর্টে সন্তুষ্ট না হন তাহলে যেকোন সময় এই চুক্তিপত্র বাতিল করতে পারেন। এর জন্য কোন প্রকার অনুমতির দরকার হবে না এবং কোন প্রকার রিফান্ড দাবি করা যাবে না।

৪) আপনাকে মেনে নিতে হবে যে এই চুক্তির শর্তাবলী গুলো চুক্তিটি বাতিল হওয়ার পরও কার্যকর থাকবে।

৯. প্রযোজ্য আইন
১) এই শর্তাবলীটি বাংলাদেশের প্রচলিত আইনের লংঘন না করে কার্যকর হবে।

লাইসেন্স প্রদানকারী এই ব্যবহারের শর্তাবলীটি প্রতিনিয়ত পরিবর্তন ও আপডেট করার ক্ষমতা রাখে। আপডেটেড ব্যবহারের শর্তাবলী রিপোর্টারের ওয়েবসাইট www.reporter.software এ প্রকাশিত হওয়ার সাথে সাথে কার্যকর হবে।